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学院概况

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报账业务流程及要求
2020-07-01 11:00  

 

(一) 财务报销流程图

 

各二级单位预算额度内指标审核

不合格

 

 

 

 

取得合法票据,对原始发票诸要素、有效期、发票章等内容审核

不合格

 

 

 

 

整理汇总票据:(1)按费用类别将原始发票粘贴在“原始凭证粘单”上,确定确定单据张数、金额计算正确;(2)填写报账单据(如差旅单、汇总审批单)

不合格

 

 

 

 

对报销单据审批签字:确定经办人、证明人或验收人签字后根据学校审批权限规定,各级负责人签批;根据《湖南城市学院预算内住处审批权限表》规定,各级领导审批

不合格

 

 

 

 

提交报销单据至计划财务处会计核算科(一办公楼229室)记账、付款

 

报销单据退回

 

 

附:《湖南城市学院预算内住处审批权限表》(湘城院发〔2019〕67号}

 

 

1.日常运行经费审批

部门名称

一级审批

二级审批

金  额

审批人

金  额

审批人

行政教辅

10000元以下(含)

单位负责人

10000元以上

分管校领导

二级学院

10000元以下(含)

学院负责人

10000元以上

联系校领导

1)日常运行经费:行政部门办公业务费;二级学院教学业务费、学生活动费、学风建设费;

2)经二次分配后的实习经费、实验室耗材费、创收分成、代管经费按“日常运行经费”支出审批。

2.专项经费审批

 

 

一级审批

二级审批

三级审批

四级审批

金  额

审批人

金  额

审批人

金  额

审批人

金  额

审批人

行政教辅

5000元以下(含)

行政教辅单位负责人

5000元至

50000元(含)

分 管

校领导

50000元至

100000元(含)

分管财务

校领导

100000元以上

校长

二级学院

5000元以下(含)

学科、专业、平台、基地、实验室等专项:项目负责人、学院负责人

5000元至

50000元(含)

联 系

校领导

50000元至

100000元(含)

分管财务

校领导

100000元以上

校长

其他专项:学院负责人

一次性支出5000元以上的专项经费,经计划财务处主管核算副处长审签后,报主管(联系)校领导审批。

1)专项经费主要指部门运行经费、发展经费;人才引进科研启动经费、安家费;借支、退付履约保证金、质保金等往来款参照专项经费审批程序;学生零星退费由计划财务处分管收费领导审批;挂账重付由计划财务处经办会计及核算科长审批。

2)没有进行二次分配的专项经费,一级审批中还需经费归口管理部门负责人审批。

3.科研经费、教研教改经费审批

一级审批

二级审批

三级审批

金  额

审批人

金  额

审批人

金  额

审批人

30000以下(含)

项目负责人

30000元至100000元(含)

主管单位负责人

100000元以上

主管校领导

(1)科研、教改项目按批复文件或经学校相关主管单位批准后的预算项目明细执行;

(2)设备、图书购置采购等按学校相关规定执行;

(3)项目负责人必须严格按照经费预算或合同要求执行,各类项目检查时,计划财务处只负责提供原始支出明细。

 

(二)报账基本要求

    1.票据的基本要求有那些?

⑴合法有效。发票或收据应由税务部门或财政部门统一监制,并在有效期内。原则上复印件不得做为报销凭证;

⑵要素齐备。购买办公、材料、维修及设备、住宿等必须取得增值税发票的(含电子发票),发票的抬头必须“湖南城市学院”、税号“12430000444875123E”,取得的发票上必须加盖销售单位的发票专用章;购买办公用品的必须是发票上打印明细清单或附带税控机打印的同发票号的销售清单,销售清单上也必须加盖销售单位发票专用章;

  购买建材、医疗物资等需要行业准入审批的特种经营许可的物资,必须在销售单位的经营范围内。如不确定报账的特种经营物资是否在销售单位的经营范围,报账时请附销售单位的营业执照复印件

 

⑶填写正确。票据各类要素不得涂改、挖补;

⑷内容真实。票据内容必须真实反映经济事项,票据日期必须在经济事项的合理日期内。代开发票应提供与代开内容有关的附件或证明材料;

⑸印章规范。税务发票或财政收据上必须套印税务或财政部门的监制章,同时加盖填制单位专用印章(如发票专用印章、收款专用章、财务专用印章),行政公章无效。

 

 2.电子发票可以报账吗?

报账人书面承诺:“本票据为第一次报账,重复报账后果自负”后,可以报账。

    3.票据怎么粘贴?

⑴一般粘贴在“原始凭证粘贴单”(可从计划财务处核算科领取或网站下载)上,对于规格较大、纸质较硬的原始单据(如证明文件、合同、会议通知等)可不粘贴,只需固定票据的左上角并按规定折叠整齐;

⑵按照经费项目、费用类别如办公费、车船费、路桥费、住宿费、邮电费、招待费等进行分类整理,分类粘贴,一个费用类别的发票粘贴在一张粘贴单上;

⑶从右至左呈鱼鳞状粘贴在粘贴单线框内,不要颠倒放置,粘贴票据用适量胶水粘贴左边票头,一律不能用订书机装订;

⑷单据粘贴完毕,需将单据张数、金额合计完整填列在每张粘贴单上。

    4.票据遗失怎么办?

⑴遗失车、船等无存根票据的,由遗失人写出详细情况,提供同行人证明和其他证明材料,经所属部门行政负责人签字证明和分管或联系校领导签字审定后可报账;

⑵遗失有存根联的发票或收据,须取得出票单位加盖财务专用章的存根联复印件,经计划财务处核实未报,由所属部门行政负责人和分管校领导签字审定后,可作为报账依据。

 5.支出审批的注意事项是什么?

各项经费实行负责人“一支笔”审批制度,各负责人要根据《湖南城市学院财务支出管理规定》(湘城院发﹝2017﹞52号)、《湖南城市学院预算内财务支出审批权限表》(湘城院发2019〕67号)文件要求,在审批权限内对支出的真实性、合理性进行审核并对其审批意见负责。使用蓝黑色钢笔或中性笔审批,部门负责人(或经费归口管理部门负责人)需签署经费开支的具体预算项目。

1)强化“三重一大”党政联系会、处务会集体决策制度。各单位预算编制(调整)、大额资金使用必须经党政联系会、处务会集体研究决策,2000元(含)以上的日常运行经费、专项经费支出审批,由学院党政联签、机关教辅正副职联签;各单位负责人应定期向党政联系会、处务会报告本单位预算执行情况。

(2)切实加强校领导对分管或联系单位经费使用的监管权。各单位负责人必须将本单位经费预算编制(含绩效目标)、资金使用等,按事前、事中、事后各阶段及时向分管或联系校领导汇报,经批准后落实执行。

(3)加大审计巡查力度,强化预算刚性,提高资金使用绩效。学校审计处、监察处应不定期对各单位年度预算经费、创收经费等的使用,进行抽查、巡查,并将审计巡查情况向党委会报告。

(4)严肃财经纪律,强化财务管理。学校各类经费管理、使用负责人,要自觉学习并掌握财经法规,确保有限经费用实用好合规。

6.已报账经费什么时候到账?

根据省财政厅支付局的相关审批程序,一般3-5个工作日到账。

    7.支付未成功的经费怎么重新支付?

会计审核岗查询凭证号→出纳岗根据相应凭证查询退回的原因→补办手续、重新支付。

8.经费报销有没有时限要求?

非科研项目经费的经济业务发生后,原则上一个月内须完成报账,确有特殊原因,经分管校领导审批后两个月内必须完成报账。科研经费按《湖南城市学院经费管理办法》(湘城院发2018〕100号)规定解体后两年内完成。

三、主要经费报销

(一)差旅费(含培训费)

1.差旅费报销需要哪些附件?

    1)需填制差旅费报销单,市外出差还需提供《湖南城市学院出差(公务用车)事前审批表》(含假期出差);

    2)参加会议、培训的,提供会议、培训通知原件;

    3)参加学校各类师资培训的,提供协议;

4)借调、挂职等,提供相应证明。

    2.出差住宿费标准是什么?

    1)省内,校领导及相当职级人员、具有正高级专业技术职务人员: 450元/人·晚;

2)省内,其他人员:长沙350元/人·晚,除长沙外330元/人·晚;

3)省外执行《湖南省省直机关工作人员差旅住宿费标准明细表》(湘财行〔2018〕67号)文件规定;

湖南省省直机关工作人员差旅住宿费标准明细表

单位:元/人·天

序号

地区
(城市)

住宿费标准

旺季地区

旺季浮动标准

旺季期间

旺季上浮价

省级

厅局级

其他
人员

省级

厅局级

其他人员

1

北京

全市

1100

650

500

 

 

 

 

 

2

天津

6个中心城区滨海新区

东丽区西青区津南区

北辰区武清区宝坻区

静海区蓟县

800

480

380

 

 

 

 

 

宁河区

600

350

320

 

 

 

 

 

3

河北

石家庄市张家口市

秦皇岛市廊坊市承德市

保定市

800

450

350

张家口市

7-9月11-3月

1200

675

525

秦皇岛市

7-8月

1200

680

500

承德市

7-9月

1000

580

580

其他地区

800

450

310

 

 

 

 

 

4

山西

太原市大同市晋城市

800

480

350

 

 

 

 

 

临汾市

800

480

330

 

 

 

 

 

阳泉市长治市晋中市

800

480

310

 

 

 

 

 

其他地区

800

400

240

 

 

 

 

 

5

内蒙古

呼和浩特市

800

460

350

 

 

 

 

 

其他地区

800

460

320

海拉尔市

满洲里市

阿尔山市

7-9月

1200

690

480

二连浩特市

7-9月

1000

580

400

额济纳旗

9-10月

1200

690

480

6

辽宁

沈阳市

800

480

350

 

 

 

 

 

其他地区

800

480

330

 

 

 

 

 

7

大连

全市

800

490

350

全市

7-9月

960

590

420

8

吉林

长春市吉林市延边州

长白山管理区

800

450

350

吉林市延边州

长白山管理区

7-9月

960

540

420

其他地区

750

400

300

 

 

 

 

 

9

黑龙江

哈尔滨市

800

450

350

哈尔滨市

7-9月

960

540

420

其他地区

750

450

300

牡丹江市伊春市大兴安岭地区

黑河市佳木斯市

6-8月

900

540

360

10

上海

全市

1100

600

500

 

 

 

 

 

11

江苏

南京市苏州市无锡市

常州市镇江市

900

490

380

 

 

 

 

 

其他地区

900

490

360

 

 

 

 

 

12

浙江

杭州市

900

500

400

 

 

 

 

 

其他地区

800

490

340

 

 

 

 

 

13

宁波

全市

800

450

350

 

 

 

 

 

14

安徽

全省

800

460

350

 

 

 

 

 

15

福建

福州市泉州市

平潭综合实验区

900

480

380

 

 

 

 

 

其他地区

900

480

350

 

 

 

 

 

16

厦门

全市

900

500

400

 

 

 

 

 

17

江西

全省

800

470

350

 

 

 

 

 

18

山东

济南市淄博市枣庄市

东营市烟台市潍坊市

济宁市泰安市威海市

日照市

800

480

380

烟台市威海市

日照市

7-9月

960

570

450

其他地区

800

460

360

 

 

 

 

 

19

青岛

全市

800

490

380

全市

7-9月

960

590

450

20

河南

郑州市

900

480

380

 

 

 

 

 

其他地区

800

480

330

洛阳市

4-5月上旬

1200

720

500

21

湖北

武汉市

800

480

350

 

 

 

 

 

其他地区

800

480

320

 

 

 

 

 

22

湖南

长沙市

800

450

350

 

 

 

 

 

其他地区

800

450

330

 

 

 

 

 

23

广东

广州市珠海市佛山市

东莞市中山市江门市

900

550

450

 

 

 

 

 

其他地区

850

530

420

 

 

 

 

 

24

深圳

全市

900

550

450

 

 

 

 

 

25

广西

南宁市

800

470

350

 

 

 

 

 

其他地区

800

470

330

桂林市北海市

1-2月

 7-9月

1040

610

430

26

海南

海口市三沙市儋州市

五指山市文昌市琼海市

万宁市东方市定安县

屯昌县澄迈县临高县

白沙县昌江县乐东县

陵水县保亭县琼中县

洋浦开发区

800

500

350

海口市文昌市

澄迈县

11-2月

1040

650

450

琼海市万宁市

陵水县保亭县

11-3月

1040

650

450

三亚市

1000

600

400

三亚市

10-4月

1200

720

480

27

重庆

9个中心城区北部新区

800

480

370

 

 

 

 

 

其他地区

770

450

300

 

 

 

 

 

28

四川

成都市

900

470

370

 

 

 

 

 

阿坝州甘孜州

800

430

330

 

 

 

 

 

绵阳市乐山市雅安市

800

430

320

 

 

 

 

 

宜宾市

800

430

300

 

 

 

 

 

凉山州

750

430

330

 

 

 

 

 

德阳市遂宁市巴中市

750

430

310

 

 

 

 

 

其他地区

750

430

300

 

 

 

 

 

29

贵州

贵阳市

800

470

370

 

 

 

 

 

其他地区

750

450

300

 

 

 

 

 

30

云南

昆明市大理州丽江市

迪庆州西双版纳州

900

480

380

 

 

 

 

 

其他地区

900

480

330

 

 

 

 

 

31

西藏

拉萨市

800

500

350

拉萨市

6-9月

1200

750

530

其他地区

500

400

300

其他地区

6-9月

800

500

350

32

陕西

西安市

800

460

350

 

 

 

 

 

榆林市延安市

680

350

300

 

 

 

 

 

32

陕西

杨凌区

680

320

260

 

 

 

 

 

咸阳市宝鸡市

600

320

260

 

 

 

 

 

渭南市韩城市

600

300

260

 

 

 

 

 

其他地区

600

300

230

 

 

 

 

 

33

甘肃

兰州市

800

470

350

 

 

 

 

 

其他地区

700

450

310

 

 

 

 

 

34

青海

西宁市

800

500

350

西宁市

6-9月

1200

750

530

玉树州果洛州

600

350

300

玉树州

5-9月

900

525

450

海北州黄南州

600

350

250

海北州黄南州

5-9月

900

525

375

海东市海南州

600

300

250

海东市海南州

5-9月

900

450

375

海西州

600

300

200

海西州

5-9月

900

450

300

35

宁夏

银川市

800

470

350

 

 

 

 

 

其他地区

800

430

330

 

 

 

 

 

36

新疆

乌鲁木齐市

800

480

350

 

 

 

 

 

石河子市克拉玛依市

昌吉州伊犁州阿勒泰地区

博州吐鲁番市哈密地区

巴州和田地区

800

480

340

 

 

 

 

 

克州

800

480

320

 

 

 

 

 

喀什地区

780

480

300

 

 

 

 

 

阿克苏地区

700

450

300

 

 

 

 

 

塔城地区

700

400

300

 

 

 

 

 

注:(1)校级领导及相当职级人员、具有正高级专业技术职务人员,适用住宿费的厅局级标准。

2)执行科研任务,且在科研项目经费中开支的,科研项目负责人、承担科研任务的副高及以上职称人员,可适用住宿费的厅局级标准。

4)超标准住宿的,超支部分自理。

   3.出差实际发生住宿而没有住宿费发票可以报销差旅费吗?

原则上不得报销。下列情况除外:

1)提供会议文件(通知、邀请函)等有效证明材料,证明对方单位统一安排住宿、或住宿在家中(提供由部门负责人签字、所属部门盖章的相关证明材料),可报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费;

2)到边远地区出差等,无法取得住宿费发票,由出差人员说明情况提供相应证据,并经所在部门负责人、分管(或联系)校领导批准,可报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费;

(3)科研活动中实际发生的,难以取得住宿费发票的差旅费报销事项,由项目负责人以书面报告的形式进行特殊情况说明,提供相关佐证材料,经科研处、分管科研校领导审批后,可据实在科研项目经费中,以领款单的形式报销住宿费,其住宿费标准不高于相应住宿费标准的1/2,并按规定发放伙食补助、市内交通费等相关补贴。

 4.出差可以坐飞机吗?

(1)校级领导及相当职级人员、具有正高级专业技术职务人员可以乘坐;

(2)科研经费开支中,科研项目负责人和副高及以上职称可以乘坐;

(3)在没有超过可乘坐交通工具标准对应金额内或经分管校领导签字批准的情况下,可乘坐飞机。对于前者,报账时还需提供出差当天可乘坐交通工具的票价截图;

(4)陪同校领导出差,确因工作需要,随行一人可乘坐同等级交通工具。

 

   5.出差补助有哪些?

(1)伙食补助

新疆、青海、西藏:120元/人/天,其他地方:100元/人/天。

参加会议、培训的:根据相关通知确定;

(2)市内交通费补助

省内外:80元/人/天,租车的:不予补助。

参加会议、培训的:会议、培训期间不报销市内交通费;

(3)带实习、挂职、借调、党校培训、访学等按相应文件或协议执行。

6.差旅报销中其他注意事项。

(1)出差一天以上的,文件通知中没有标明包住宿的,应按规定取得住宿发票和收款单位一致的刷卡小票或支付记录,没有取得住宿发票的,不能报销;

(2)2019年01月01日出差的交通票可以是“国家税务总局”监制的定额发票(定额发票上必须加盖领票单位的发票专用章)或具名的车票

 

  

   

     

    报销外文出版费等外币结算的经济事项,附invoice、银行购汇单(非直接付汇)、银行结算单、购汇或汇款日当天银行汇率截图(无法提供当天的,就使用当月月初银行汇率)、发表论文的还需附封面、目录、文章、封底。国社科按规定不能报论文版面费;所有的科研按规定不能报电话通迅费。


(二)主办会议费

   1.承办会议怎么报账?

各部门承办的会议,应当制定会议编报和审批制度,包括会议名称、召开理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费等,根据审批权限经批准后执行,并根据《湖南省省直机关会议费管理办法》(湘财行2018〕17号)的相关标准开支。无外地代表且会议规模能够在单位内部会议室安排的会议,原则上在单位内部会议室召开,不安排住宿。 

会议开支范围:住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文印费、医药费等。其中交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法的规定回单位报销。

达到招标采购限额标准的,应纳入招标采购程序。

报帐时提供会议审批文件、经费预算、会议通知(含会议议程)、会议费支出明细表、实际参会人员签到表(姓名、工作单位)、饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单、会议服务协议书等凭证。

会议费报销应一次性集中办理。

 

   2.举办培训怎么报账?

培训费是指各单位举办培训直接发生的各项费用支出,包括师资费、住宿费、伙食费、培训场地费、培训资料费、交通费以及其他费用。

参训人员参加培训往返及异地教学发生的城市间交通费,按照参训人员当地差旅费有关规定回单位报销。

除师资费外,培训费实行分类综合定额标准,分项核定、总额控制,各项费用之间可适当调剂使用。综合定额标准根据《湖南省省直机关培训费管理办法》(湘财行〔2017〕7号)的相关规定确定。

   报帐时提供培训计划审批文件、经费预算、培训通知、参训人员签到表、费用明细等。

(三)实习实训费

1.实习实训经费怎么报账?

    学院按本年度实习计划填制全院实习经费明细总表,经教务处研究拟定二次分配方案,报主管教学校领导审批同意后,交计划财务处下达预算指标。实习过程中发生的各类费用不得突破该类费用的开支标准和总额控制比例。根据《湖南城市学院实习教学经费管理办法》,开支范围包括三部分:

    指导教师差旅费:校外集中实习,报销一次往返交通费,住宿费原则上每天不超过60元,实习期间餐补每天40元,无市内交通补贴,途中按差旅费标准。总额不超过实习经费的40%。

   学生实习费用:可以根据实习名单将经费的学生部分转入学生银行卡;可以按实际用于学生实习实训的费用凭票报销。

   实习单位费用:包括实习单位管理费、校外指导教师劳务费。实习单位管理费需协议,校外指导教师劳务费支付至个人,按劳务报酬所得标准扣税。总额不超过实习经费的20%。

   报销需要的单据:实习教学工作计划、实习总结、实习学生名单、实习经费开支明细表,严格使用公务卡结算和转帐支付。

(四)办公用品、耗材费

1.材料、低值易耗品怎么报账?

材料、低值易耗品根据《湖南城市学院材料、低值易耗品管理办法》进行采购与管理,报账时提供合法的发票、电脑购物小票或购物明细单(发票未注明具体品名时提供,需加盖与发票一致的发票专用章)、公务卡刷卡小票(符合刷卡规定的)、验收单(批量购买教学用品和实验耗材),根据金额大小提供采购申报审批表、合同等。

(五)固定资产

1.固定资产的怎么报账?

固定资产是指一般设备单价在1000元以上;专用设备单价在1500元以上且使用年限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的财产物质。根据《湖南城市学院采购与招投标管理办法》和上级相关规定进行采购,报账时提供合法的发票、采购申报审批表、固定资产验收单,20000元以上的还要提供合同。

固定资产报销必须入“固定资产验收单”,验收单及入库单必须加盖“湖南城市学院资产处物资验收专用”章方能报销;协议、合同金额、开具发票的金额与“固定资产验收单”金额必须相同。

 (六)维修、基建工程经费-

1.维修经费怎么报账?

1)零星维修支付:报账时提供发票、报修单、结算单、验收单;验收单上要维修单位、基建与后勤管理处、报修单位或个人签字盖章。

    2)专项维修支付:实行先审计、后结算的原则,年初经审计处审定后按项目建立项目库,并按相关规定进行招投标、政府采购。报账时提供发票、维修项目申报表、审批表、工程预决算书、验收备案表,验收备案表上要维修单位、基建与后勤处、报修单位或个人签字盖章,超过5000元的项目需审计处审核, 超过20000元的项目还需提供合同。

2.基建工程款怎么报账?

    1)进度款支付:按合同约定完成的进度支付。报账时提供发票、进度款支付审批表、工程竣工验收表、合同;按照省国库集中支付管理办法的规定,工程款的预付原则上不超过工程合同款总额的75%。

 

2)工程变更经费: 工程因需必须变更,需填写《湖南城市学院基建工程变更审批单》,20000元内,建设工程管理部门负责人审批;20000元(含)以上50000元以下,分管基建校领导审批;50000元(含)以上200000元以下,校长审批;200000元(含)以上500000元以下校长办公会议审定,校长审签;500000元(含)以上,党委会审定,校长审签。分级审批需按前述审批权限逐级审批。同时对增加资金在10000元(含)以上经费需经审计处审核。

3)决算款支付:报账时先将湖南省财政投资评审提交给财政厅国库支付中心备案,提供发票、工程决算会审单、审计处认可的审计决算报告、工程竣工验收表、合同、合同甲乙双方确认的水电费等费用扣款凭据,并按合同规定留取质保金。质保期内如有维护、维修等费用,在质保金內扣除。

-(七)科研经费

1.科研经费来款查询及预算下达程序?

科研项目(含横向科研)在相关经费到校后,至计划财务处核算科(一办公楼229室)查询并开具加盖“湖南城市学院财务专用章”的进校经费证明(根据国库系统财政指标文件的下达或者银行账户到账情况予以确认)。经费确认后,凭文件和进校经费确认表到科技处项目管理科(一办公楼408/416室)办理登记,并发放科研经费本。凭科研经费本到计划财务处综合计划科(一办公楼222室)进行科研经费指标的下达,再按流程报账;

2.科研经费报销的相关规定?

科研经费使用经费本和项目帐双重管理的方式。科技处根据立项审批文件、经费到账确认书登记经费本,计财处根据经费本下达科研经费指标。参照《湖南城市学院科研经费管理办法(修订)》(湘城院发2018〕100号)、《关于完善省级科研项目资金管理激发创新活力的若干政策措施》(湘办发2017〕9号)等的相关规定报账。

①严格按经批复的经费预算、合同书或相应计划目标规定的支出范围和标准使用经费;

②可报销的项目为设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费等;

③原则上不开支招待费。

④不开支各种赔款、违约金、滞纳金和罚款、捐款、赞助、投资、奖金福利及国家规定禁止列入的其他支出;

⑤不报销个人家庭消费支出,不得用科研经费从事投资、办企业等违规经营活动。《关于进一步规范高校科研行为的意见》(教育部 教监〔2012〕6号);

⑥用课题经费购置的资产属于国有资产,按学校相关规定采购和验收;

⑦课题负责人不发放劳务费;

⑧建立银行卡支付制度,依据规定发放给个人的劳务性费用,通过银行卡发放;严格执行政府采购制度,购买货物、工程或服务的支出,须按照规定转账支付。《关于进一步加强高校科研管理工作的意见》(湖南省教育厅 湘教发〔2013 〕11号);

⑨“严禁编造虚假合同、使用虚假票据等套取科研资金,严禁购买与科研项目无关的设备、材料等,严禁虚报、冒领或者巧立名目违规发放各类津贴、劳务费和专家咨询费。”《关于进一步加强省属高校财务管理等有关事项的通知》湘教发〔2015〕40号;

⑩立项前6个月、结题2年内的相关费用均可报销,劳务费开支比例不受限制,课题负责人及参与人员出差可乘坐飞机,租车不受人数限制;

⑪课题调研差旅费报销:调研时间5天之内的(含5天)按差旅费的相关规定领取餐补、交通补助, 5天以上10天之内的减半领取餐补、交通补助,超过10天的不发放餐补、交通补助。

 

(八)三公经费

1.怎样报销因公招待费?

严格遵守上级公务接待有关规定。报账时提供来访单位公函(或邀请函、通知书)、接待审批单、接待清单、菜单、公务卡刷卡小票,公务接待标准根据上级和学校相关文件确定,严禁饮酒。商务活动或外事活动确需饮酒的,必须事前填写接待审批单,并报分管校领导签字审批。原则上一餐一结。

具体标准限额为:省部级200元/人·餐,厅局级160元/人·餐,其余人员140元/人·餐。同一批次接待人员,按用餐人员中最高职务级别对应的标准安排用餐。

    2.怎样报销加班工作餐?

根据湘财行2018〕62号的相关要求,经事前审批后,在单位连续加班4小时以上及休息日在单位连续加班4小时以上8小时以内的,可按不高于40元标准安排一餐工作餐,休息日在单位连续加班8小时以上的,可按每餐不高于40元标准安排两餐工作餐。报账时需填写事前审批单。

3.公务用车如何报销?

学校公务用车按湘湖南城市学院公务用车管理暂行办法》(城院发2020〕3号)要求,填写《湖南城市学院公务用车事前审批单》,经批准后在学校招标的汽车租赁公司租车,具体租车标准见文件,自驾车差旅费不能报销。

4. 因公出国(境)如何报销?

根据《因公临时出国经费管理办法》(湘财行〔2014〕1号)等上级文件执行。

(九)劳务类费用发放

    1.劳务费包含的内容有哪些?

1)考试考务类。主要包括:本职任务外的各类命题费、评卷费、监考费、组考费、保密值班费等。

2)论证咨询类。主要包括:技术咨询、项目论证及咨询等。

3)评审评估类。主要包括:科研项目、教学项目、学科平台、论文、专业技术职务、各类人才项目推荐等的评审和项目评标、专项评估及校级各项竞赛活动评审等。

4)讲座培训类。主要包括:讲座、报告、辅导及培训等。

5)编审稿费类。主要包括:学术期刊、校报、新闻网站的编审、校译、稿费等。(6)其他类。上述事项未包括的其他临时用工等。

非职务性劳务费的发放类别、项目和标准见《湖南城市学院非职务性劳务费暂行管理办法》(湘城院发2019〕71号)的附件1。

2.校内人员不予发放非职务性劳务费有哪些情况?

(1) 学校各单位本职工作职责内参加评审、评比或验收等工作的领导及管理人员;

2)学校各单位自行设立、组织的各类评奖、评优、评审、考试等项目;

(3) 教职工参加学校正常的工作会议、教研活动等;

4)由学校统一发放课时、岗位酬金的;

5)国家、湖南省规定的其他不得发放的情况。

3.劳务费怎么报账?

1)咨询、专家讲座等劳务,首先填报人自行对照“非职务性劳务费发放项目及标准”编制《非职务性劳务费审批表》(可在计划财务处网页“常用下载”下载),表内包含:姓名,工作单位,职称,咨询方式、时间、具体内容等。

2)校内职工提供工号、交通银行卡号,其他人员提供身份证号、具体开户性信息及卡号(为保障资金安全便捷到账,尽量提供交通银行或建设银行卡号);

3)履行报销手续时,应提供事项完成支撑材料,如为校外专家,还需等提供事前审批材料、校外专家讲课及项目评审的方案等;

(4)报账后按填报要求将算税样表(可在计划财务处网页“常用下载”下载),按校内、校外分开制表报计划财务处税务计算邮箱(cwgy2019@163.com)。校内职工报账当天还要发QQ邮箱2030748751(EXCLE2003版,姓名和卡号用文本格式,中间不能有空格),校外人员等算好税后由报账会计通知扣税金额后,按实发金额发电子表到QQ2030748751邮箱。

    

 如个人已到税务局代开劳务发票的,凭代开发票和部门或学院开具的用工明细(明细要盖章)进行财务报销。

 

4.版面费怎么报账?

版面费、出版费须采用对公转账或公务卡支付方式,不得采用现金支付方式。发票单位必须与论文发稿单位名称一致。

版面费报账时提供发票、刷卡小条或支付凭证截图、稿件录用通知书(入选期刊的目录或期刊内的文章截图)。

出版费报账时提供发票、刷卡小条或支付凭证截图、已完成书稿封面截图。

5.可以报加班费吗?

原则上不发放加班费。

 (十)其他报销

1.探亲费报销

1)未婚教职工探望父母、已婚教职工探望配偶,可按规定一年报销一次往返路费。

2)已婚教职工探望父母,往返路费超出本人月基本工资(岗位工资+薪级工资)30%的部分予以报销。每四年报销一次。

3)探亲旅费指城市间交通费用,包括:长途汽车、火车、轮船费用。市内交通费如出租车、公交车等,不予报销。乘坐飞机的,参照火车票标准计算金额。

4)符合探亲条件的教职工,需填写《湖南城市学院教职工探亲申请审批表》,经人事处审批盖章后报销。

2.其他特殊事项报销

   处理各种突发、紧急、意外事项,在确定预算后凭发票和会议纪要等证明材料报销。

   3.质保金退付

一般按合同约定的时间办理退付手续,退付时填写领款单,经使用部门确认质保期内使用正常,无维修事项发生,再按学校审批程序签字审批。如质保期内产生维修费用,需甲乙双方确认,并在质保金中抵扣。

   4.履约保证金退付

按合同约定的时间办理退付手续,退付时填写领款单,并按学校审批程序签字审批。

5.什么情况下报账需要附合同?

1)1万元以上的分析、测试、加工、租赁、咨询等劳务;

2)2万元以上的设备采购、基建、维修;

3)5万元以上的材料、低值易耗品、办公用品、家具采购,以及印刷、翻译、版面费、出版费等;

(4)人才引进安家费;

(5)其他需要书面合同约定的事项。

 学校所有合同必须由学校法定代表人、法定代表人的委托代理人或本办法授权的人签署。学校任何部门、单位或个人不得擅自以学校或所属部门单位的名义签署合同。学校合同盖“湖南城市学院合同专用章”开具发票上的销售单位名称与协议、合同上的销售单位名称要一致。

三、公务卡使用

1.公务卡结算要求

对于列入公务卡强制执行目录的公务支出,应严格按照《湖南省财政厅关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知》(湘财库〔2012〕8号)要求,实行刷公务卡消费和报销;公务卡强制结算目录包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修(护)费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其他交通费用、其他商品和服务支出等17项财政授权支付业务中的公用经费。

    凡属于强制结算目录范围内的公务支出项目,都应按规定使用公务卡结算和报销,原则上不再使用现金结算。自行用现金支付商品或服务项目等的经济业务财务原则上不予报销。报账时须提供相应财务票据和公务卡消费交易凭条(即POS机小票等)。如经费使用时,确因商家无公务卡刷卡相关设备等,报销人可提供与商家名称一致的微信或支付宝转账记录做为付款凭据。

 

    下列情况可暂不使用公务卡结算:

①在县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出;

②在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出;

③按规定支付给个人的支出;

④签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等;

⑤确需发放的慰问金或其他抚恤救济性支出。

⑥支付非本校教职工的个人劳务费、讲课费、咨询费等支出。

    

2.新进人员公务员卡申办程序

先从交通银行益阳分行领取公务卡申请表、公务卡在职在编人员清单----公务卡申请表填完整后加盖学校公章、本人身份证复印件盖学校公章、人员清单盖人事处公章----本人拿盖完公章的单据到交通银行益阳分行办理----交通银行受理后到时邮寄公务卡到个人。


3.

四、票据管理

(一)学校开具的行政事业单位资金往来结算票据适用范围有哪些?

1.下列行为,可以使用财政往来票据:

①学校暂收、代收款项。如暂收的押金、质保金,代收的水电费等其他暂时收取的各种款项等;

②学校与个人之间发生的其他资金往来且不构成学校收入的款项;

③学校取得上级主管部门拨付的资金,形成学校收入,不再向下级单位转拨的,可凭银行结算凭证入账;转拨下级单位的,属于暂收代收性质,可使用行政事业单位资金往来结算票据;

④学校取得具有横向资金分配权部门(包括投资主管部门、科技主管部门、国家自然科学基金管理委员会、国家出版基金管理委员会等)拨付的基本建设投资、科研课题经费等,形成本单位收入的,可凭银行结算凭证入账;转拨下级单位或其他相关指定合作单位的,属于暂收代收性质,可使用行政事业单位资金往来结算票据;

⑤学校取得非国库集中支付来源的财政性资金,可向付款单位开具行政事业单位资金往来结算票据。

2.下列行为,不得使用行政事业单位资金往来结算票据:

①学校按照自愿有偿的原则提供服务(含信息咨询、技术咨询、技术开发、技术成果转让和技术服务收费、复印费、打字费、资料费等),其收费属于经营服务性收费,应当依法使用税务发票 ;

②法律法规和国务院部门规章规定强制进行的培训业务以外,由有关单位和个人自愿参加培训、会议的收费;

③组织短期出国培训,为来华工作的外国人员提供境内服务等收取的国际交流服务费;

④组织展览、展销会收取的展位费等服务费;

⑤创办刊物、出版书籍并向订购单位和个人收取的费用;

⑥开展演出活动,提供录音录像服务收取的费用;

  (二)学校开具的增值税发票适用范围有哪些?

红足1一世比分对外销售商品、提供服务以及对外发生经营业务收取的款项,属于学校应税收入部分的,如对企业进行场地租赁,以及非行政主管部门外下拨的横向科研课题经费等,应当向付款方开具增值税发票。

增值税发票分为专票和普票两种。可在计划财务处收费科开具增值税普票,如对方单位需要使用增值税专用发票进行进项抵扣的,可申请由计划财务处开具。

(三)学校票据开具程序

开票人提供合同协议等依据至一办公楼238室,根据经济事项的性质开具税票或行政事业性往来收据等,其中以还款形式归还借支的在一办公楼229开具。学校仅提供湖南城市学院为经济业务一方、款项进入学校账户的事项。

五、其他各类业务

(一)借款

1.借款的适用范围及要求

1)实现公务卡结算制度后,原则上不予借款,日常公务活动消费、差旅费或零星购置,先刷公务卡消费后及时报账还款;

2)借款人原则上是本校在编正式教职员工,一借一清,前帐不清,后款不借;

3)借款事项主要是学校水电费、引进人才安家费、临时应急经费等。每年的12月份一般不办理借款业务;

2.借款的审批程序

办理借款业务,到学校计划财务处官网下载《湖南城市学院借支单》并填写,附上相关借支文件(协议、合同等相关支持性文件),审批程序参照费用报销程序。

3.还款及逾期还款的相关规定

借款应及时办理报账还款手续,对于超过6个月无正当理由(须书面申报计划财务处)不办理结算的,计划财务处从次月起扣发借款人工资和津贴,直至所扣工资和津贴能抵冲借款为止。所有借款原则上应在学校关帐前办理还款结算手续。

各经费使用单位负责人或经费项目负责人,对本单位或本项目经费借款的使用、报账和归还负责,其结果纳入学校年度考核目标。

(三)委托、代管等经费事项

1.党费/团费报账

按上级文件规定,设置独立核算账户,对党费的收缴和支出进行独立核算,设立单独的银行账户管理党费,团费纳入学校财务单独核算。在行政账套中通过“受托代理负债-校内受托-党费”,“受托代理负债-校内受托-团费”科目进行账务处理。

资金专款专用,党费由学校党委组织部、团费由团委作为职能部门进行管理,报账参照学校行政报账流程和支出审批权限审批。

2.目标管理经费模式和报销程序

经费管理根据学校的目标管理任务协议执行,年末完成对收入和支出的清算。所有收入入学校账,支出严格按学校支出审批权限和经费报销的要求报销。

3.创收收入分配及使用

部门创收项目收入,按《湖南城市学院创收分配管理办法》(湘城院发【2017】53号)规定的比例进行分配,附表中未列示的创收项目收入,参照同类创收项目的分成比例,没有同类可参照的创收项目经学校另行审批后方可分成。《部门创收项目收入分配表》,学校根据实际需要,经研究后可进行调整公布。新开展的教学、科研服务等创收项目,可适当给予培育期并提高部门分成比例,具体办法由部门申请,学校审批。

部门开展创收活动发生的各项合理成本费用(包括办公费、差旅费、会议费、交通费、资料费、材料费、邮电费、水电费、学生活动费、课时费、劳务费、加班费、监考费、评审费、设备购置费、设备维护费、设备与场地使用费和聘用人员支出、税费及附加等),应严格按照学校财务支出审批办法履行相关手续,并取得各类合法合规的票据进行报账,涉及资产购置的还应按程序履行招投标和验收入库手续。创收成本费用中劳务费、加班费、课时费等经费的发放标准,要严格执行学校相关规定,不再计入绩效工作量;学校未做规定的,由部门研究后报分管校领导审批;创收项目中如需开具税务发票的,相关税费及附加由创收部门负责。

 

  

 

(四)工资业务

1.工资发放时间

原则上每月的10号左右。

2.工资查询

1)每月工资发放后,工资条将按部门由收发室分发到各部门

2)可通过学校官网进入计划财务处网站,登录工资查询系统查询本人本年度已发放工资明细信息。

3.工资卡新卡办理及遗失处理

1)新卡办理:为了及时发放工资,新进教职员工需提供本人的交通银行储蓄卡卡号(不限开户行)至计划财务处。

2)遗失处理:请及时到交通银行挂失和补办,并将补办后的新卡号报计划财务处。

4.公积金查询、办理及咨询

1)个人公积金查询:登录益阳住房公积金网站http://www.yygjj.com/,点击“网上查询”栏目,进入“公积金明细查询”项目,输入身份证号码+000000(初始密码)进行查询;登录“益阳市住房公积金管理中心”微信公众号“个人服务”进行查询。

2)个人公积金提取:根据《益阳市住房公积金提取管理办法》(益公积金管委会〔2015〕2号)《关于调整住房公积金提取和贷款政策有关问题的通知》(益公积金管委会〔2018〕1号)规定,符合下列条件的,可以提取个人公积金。

①购买、建造、翻建、大修自住住房的;既有住宅增设电梯的;

    ②离休、退休的;调离本市或出境定居的;

    ③偿还住房公积金贷款,偿还商业银行住房贷款的;

    ④无房户支付房租提取;

    ⑤职工死亡或被宣告死亡提取;

    ⑥个体工商户、自由职业者销户提取;

    ⑦购房保证金退还提取。

    具体提取要求详见《益阳市住房公积金提取管理办法》等相关条款,并即即使关注公积金提取政策变化

3)个人公积金的办理和咨询

营业网点:第三营业部(赫山营业部)

网点地址:赫山区梓山豪苑1、2栋二楼(市房管局斜对面)

服务电话:12329

贷款、提取等事项办理要求和程序等详见益阳公积金官网www.yygjj.com/ 或“住房公积金管理中心”微信公众号的“办事指南”。

 

(五)会计信息查询

1.如何通过网上财务信息系统查询经费使用情况及查询权限如何设置?

    网上财务信息系统查询权限分为如下几类:

1)个人工资、个人往来借款、个人项目经费查询,其查询权限已下达到每位教职员工;

2)部门项目执行和财务报账情况查询,原则上只下达到相关部门负责人(含党政领导人副职);

3)分管部门项目执行和财务报账情况查询,根据职能分工已下达到分管校领导。

相关授权人登录学校网站,进入“计划财务处”子站,分别点击“项目经费查询”、“工资查询”等项目进行查询,其中个人往来借款、个人项目经费查询查询集成在“工资查询”项目内。

4)查询系统上可查询当年数据,如需查询其他年度,查询以前年度个人经费和部门经费见下款

2.怎么查询已报账的财务凭证及经费使用情况?

    学校纪检监察、审计部门和上级专项工作等,凭通知或相关会议要求查询;各二级单位只能查询本单位的财务信息,查账时需提供本单位负责人签字审批并加盖单位公章的查账公函,可到会计核算科查询调取会计凭证号,再到综合计划科或学校档案馆查阅。

(1)当年和上年的凭证,在综合计划科查询;

   ⑵其他年度的,到学校档案馆查询,并按其相关规定办理。

3.会计档案是否可以外借?

根据会计档案的相关规定,原则上不外借,确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的(巡视等),应当严格按照规定办理借阅手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

 

 

 

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